Checklist pot de départ (3 semaines, 14 étapes)
Toutes les étapes pour organiser un pot de départ au bureau en trois semaines, de la cagnotte au discours, avec ce qu'il faut trancher à chaque fois.
Un pot de départ s'organise en douce, sur une échéance que personne ne maîtrise, avec de l'argent collecté auprès de gens qui se connaissent à peine. Le difficile, c'est la cagnotte, le discours et le secret — le lieu est la partie facile. Cette checklist met les quatorze étapes dans l'ordre que la date de départ impose.
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1.Définir la date et l'heure
Calez-vous sur le dernier jour réellement travaillé, pas sur la fin du préavis : les congés non pris avancent souvent la sortie de plusieurs jours. Un créneau de fin d'après-midi, 17h-19h, réunit le plus de monde, parce que personne n'a à revenir après le dîner.
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2.Choisir le lieu (salle, resto, bar)
Tranchez d'abord entre le bureau et l'extérieur : une salle de réunion ne coûte rien mais suppose l'accord des RH ou de l'office manager pour l'alcool, un bar demande une réservation et quelqu'un qui paie. Si vous réservez, demandez s'ils acceptent une note groupée et quel est le minimum de consommation.
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3.Liste des invités
Invitez les gens avec qui la personne a réellement travaillé, pas seulement son service : l'équipe d'à côté, la collègue en congé parental, le prestataire parti en mars. Décidez tôt si la hiérarchie est conviée, cela change ce que les gens se sentent libres de dire.
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4.Collecter participation pour cadeau
Annoncez un montant indicatif plutôt qu'un montant libre — entre 5 et 15 € par personne, chacun contribue sans se sentir obligé — et acceptez à la fois l'espèce et une cagnotte en ligne. Une seule personne tient l'argent et note qui a donné, pour ne relancer personne deux fois.
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5.Acheter le cadeau commun
Achetez une fois la collecte close, pas sur le total espéré : les participations arrivent en retard et ce n'est pas à vous de combler l'écart. Si le cadeau est gravé ou personnalisé, comptez une semaine de plus : la gravure est le grand classique qui arrive après le pot.
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6.Commander gâteau ou pâtisseries
Comptez une part et demie par personne confirmée, et prévoyez au moins une option sans fruits à coque ni alcool. Commandez plutôt que d'improviser le matin : une boulangerie demande 48 h pour tout ce qui dépasse la tarte standard.
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7.Organiser les boissons
Prévoyez environ deux verres par personne pour deux heures, et une option sans alcool qui ne soit pas de l'eau du robinet. Vérifiez le règlement intérieur avant d'acheter : beaucoup d'entreprises encadrent ou interdisent l'alcool sur site, et l'employeur reste responsable en cas d'incident.
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8.Préparer discours / mot d'au revoir
Décidez qui parle — un collègue proche plus le manager suffisent — et tenez deux à trois minutes chacun. Demandez à deux ou trois personnes une anecdote précise plutôt que des adjectifs, et évitez le sujet des raisons du départ.
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9.Créer carte / livre d'or collectif
Faites circuler la carte pendant que les gens sont à leur poste, pas le jour même : une carte lancée dans la dernière heure récolte six signatures. Confiez-la à un relais par équipe, et tenez-la à distance du bureau de l'intéressé.
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10.Décoration légère
Juste de quoi signaler que ce n'est pas une réunion ordinaire : une banderole, quelques ballons, rien qui demande un escabeau. Désignez qui démonte, parce que la réunion suivante dans la salle ne le fera pas.
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11.Prévoir appareil photo
Désignez quelqu'un plutôt que de compter sur les téléphones, et faites la photo de groupe tôt, tant que tout le monde est là. Demandez son accord à la personne avant toute diffusion interne : une photo publiée sans consentement relève du RGPD, ce n'est pas un détail.
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12.Confirmer les présences
Relancez individuellement ceux qui n'ont pas répondu : c'est ce chiffre qui fixe la commande du gâteau et des boissons deux jours plus tard. Repérez ceux qui sont en clientèle ou en congés cette semaine-là, ils voudront envoyer un mot s'ils ne peuvent pas venir.
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13.Installation sur place
Prévoyez quarante-cinq minutes avant l'arrivée des premiers, et faites sortir la personne de la salle sous un prétexte crédible. Vérifiez l'intendance que personne n'anticipe : verres, tire-bouchon, glaçons, et un endroit pour les manteaux.
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14.Remise du cadeau et discours
Faites-le vingt à trente minutes après le début, quand tout le monde est arrivé mais que personne ne part encore. Ayez la carte et le cadeau déjà dans la salle, et laissez la personne répondre : la plupart y tiennent, et le pot se termine mieux ainsi.
Adapter cette checklist
Les quatorze étapes valent pour la plupart des départs, mais trois variables les déplacent.
La durée du préavis. Trois semaines, c’est le cas confortable. Si quelqu’un démissionne un vendredi et part le vendredi suivant, les étapes 4, 5 et 9 tiennent en trois jours : passez à une cagnotte en ligne, une carte signée numériquement, et un cadeau disponible en rayon plutôt que gravé.
La taille de l’équipe. À cinq, les étapes 2, 6 et 10 se règlent en une heure et un passage à la boulangerie. Au-delà de trente personnes, la salle de réunion ne suffit plus, l’étape 3 demande une vraie invitation, et l’étape 7 devient une ligne de budget qu’il faut faire valider.
Le motif du départ. Un départ à la retraite, une démission et un licenciement ne s’organisent pas pareil. Si le départ n’est pas choisi, l’étape 8 demande du tact et l’étape 3 de la discrétion — et demandez d’abord à l’intéressé s’il veut un pot, avant même l’étape 1.
Les étapes qu’on sous-estime
L’étape 4, la cagnotte. Elle prend toujours deux fois plus de temps que prévu, et celui qui tient l’enveloppe finit par compléter de sa poche. Fixez une date limite deux jours avant l’achat, et annoncez-la dès la première relance.
L’étape 8, le discours. Deux minutes de souvenirs précis valent mieux que dix minutes de chaleur improvisée. Écrivez-le, et lisez-le une fois à voix haute avant le jour J.
L’étape 12, la confirmation des présences. C’est ce nombre qui rend la commande juste. Surestimer coûte du budget ; sous-estimer se voit tout de suite.
C'est le plan en 14 étapes que DraftLine génère, avec les dates réelles calculées à partir du dernier jour de la personne.
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