Checklist événement professionnel (20 étapes, 8 semaines)
Le plan complet d'un événement professionnel, des objectifs aux KPIs, avec ce qu'il faut décider à chacune des 20 étapes.
Un événement professionnel se juge sur deux choses que personne ne met dans le plan — est-ce que les bonnes personnes sont venues, et est-ce que quelqu'un saurait dire ensuite ce qu'il a produit. Cette checklist couvre les 20 tâches qui y mènent, dans l'ordre que huit semaines de préparation permettent.
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1.Objectifs
Écrivez ce que l'événement doit changer — un chiffre de pipeline, une décision, un niveau d'alignement. Tout le reste se juge par rapport à cette phrase.
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2.Budget détaillé
Décomposez le budget par ligne, pas par total. Lieu, traiteur, technique, déplacements, supports, et 10 % non affectés pour ce qui n'apparaît que la dernière semaine.
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3.Liste participants
Nommez les personnes, pas les services. C'est la liste qui détermine la taille de la salle, le nombre de couverts et la profondeur de l'ordre du jour, elle ne peut pas rester approximative.
- J-45
4.Réserver le lieu
Vérifiez la capacité, les configurations possibles et ce qui est inclus — écrans, débit wifi, parking. Obtenez les conditions d'annulation par écrit avant de signer.
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5.Ordre du jour
Construisez-le en blocs, avec un responsable nommé et des heures de fin fermes. Un ordre du jour sans pause toutes les 90 minutes est un plan pour une salle vide après le déjeuner.
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6.Traiteur / pause café
Commandez sur le nombre confirmé plus 10 %, et recueillez les régimes particuliers avec l'invitation plutôt que la semaine d'avant.
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7.Supports de présentation
Imposez un gabarit unique et une date limite commune à tous les intervenants. Les supports qui arrivent le matin sont ceux que personne n'a testés sur l'écran de la salle.
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8.Invitations officielles
Envoyez avec l'ordre du jour, l'adresse, les heures de début et de fin, et un seul nom pour répondre. Une heure de fin floue vide un après-midi.
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9.Logistique (transport, parking)
Confirmez la capacité du parking, l'arrêt de transport le plus proche et l'accessibilité PMR. Envoyez ces informations avec la relance, pas avec l'invitation.
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10.Matériel technique (vidéo, micro)
Listez ce que la salle fournit et ce que vous apportez. Les adaptateurs, la télécommande et un micro de secours sont les trois choses qui manquent toujours.
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11.Confirmer intervenants
Confirmez deux semaines avant avec le créneau, la durée et la configuration de la salle. Demandez à chacun sa bio en une ligne maintenant, pas le jour même.
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12.Badges participants
Imprimez les badges à partir de la liste confirmée, avec un prénom lisible d'un bout à l'autre d'une table. Prévoyez vingt badges vierges.
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13.Dossiers participants
Ordre du jour, liste des intervenants, code wifi, et une page pour les notes. Le tout-numérique signifie que personne ne l'a quand le wifi sature.
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14.Relances RSVP
Relancez individuellement les non-répondants une semaine avant. Une relance générique à toute la liste convertit bien moins qu'un message qui porte un prénom.
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15.Vérifier matériel sur place
Testez le vidéoprojecteur, le micro et le wifi avec l'ordinateur qui servira réellement, la veille. Pas celui de la salle, le vôtre.
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16.Briefer l'équipe
Tous ceux qui travaillent l'événement doivent connaître le déroulé, qui gère l'accueil, et qui appeler quand quelque chose lâche. Quinze minutes la veille.
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17.Questionnaire satisfaction
Rédigez le questionnaire avant l'événement, à partir des objectifs de l'étape 1. Trois questions, envoyées dans les deux heures qui suivent la fin, tant que la salle est encore dans les têtes.
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18.Accueil participants
Tenez l'entrée à partir de trente minutes avant le début. Les dix premières minutes donnent le ton de toute la journée.
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19.Email de remerciement
Envoyez le lendemain avec les supports, le lien du questionnaire et la prochaine étape concrète. C'est cet email qui fait que l'événement mène quelque part.
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20.Retours et KPIs
Trois jours après, mettez les résultats du questionnaire en face de l'objectif de l'étape 1 et notez ce que vous changeriez. C'est la seule étape qui améliore l'événement suivant.
Adapter le plan au format
Interne, moins de 30 personnes. Les étapes 8, 12 et 13 se réduisent à une invitation d’agenda et un document partagé. Gardez l’étape 1 et l’étape 20 : un événement interne sans objectif énoncé est le plus facile à gaspiller.
Tourné client. Les étapes 7, 11 et 19 portent l’essentiel. Prévoyez plus de temps pour les supports, et traitez l’email de suivi comme une partie de l’événement, pas comme de l’administratif d’après.
Hybride ou distanciel. Ajoutez une répétition du flux à l’étape 15, et donnez à l’audience distante son propre animateur — quelqu’un dont le seul rôle est le chat et les questions. Sans cela, les participants à distance sont des spectateurs.
L’étape que tout le monde saute
L’étape 20. L’événement se termine, la salle se vide, et les indicateurs ne sont jamais confrontés à l’objectif. Trois jours après, trente minutes, une page. C’est ce qui sépare une série d’événements qui progresse d’une série qui se répète.
DraftLine construit ce plan avec les dates réelles de votre événement, et permet d'attribuer chaque étape à son responsable.
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