organisation checklist
Organiser un événement : la checklist complète
De la définition du concept à l'envoi des remerciements, cette checklist couvre toutes les étapes pour organiser un événement réussi.
DraftLine Team ·
Organiser un événement, c’est jongler avec des dizaines de détails. Pour ne rien oublier, voici une checklist complète que vous pouvez adapter à n’importe quel type d’événement.
Avant l’événement (J-30 à J-7)
Définition et logistique
- Définir l’objectif et le thème de l’événement
- Fixer la date et l’heure
- Estimer le nombre de participants
- Choisir et réserver le lieu
- Définir le budget global
- Créer la liste des invités
Communication
- Rédiger et envoyer les invitations
- Créer une page événement ou un formulaire d’inscription
- Préparer les rappels (J-7, J-1)
- Publier sur les réseaux sociaux si pertinent
Prestataires et matériel
- Réserver le traiteur ou organiser le catering
- Réserver le matériel audio/vidéo
- Commander la décoration
- Prévoir les badges ou signalétique
La semaine avant (J-7 à J-1)
- Confirmer avec tous les prestataires
- Envoyer le rappel aux participants
- Préparer le programme détaillé
- Vérifier la météo (événement extérieur)
- Préparer un plan B en cas d’imprévu
- Imprimer les documents nécessaires
Le jour J
- Arriver en avance pour la mise en place
- Vérifier le son et la projection
- Accueillir les participants
- Prendre des photos et vidéos
- Suivre le programme prévu
- Gérer les imprévus avec calme
Après l’événement (J+1 à J+7)
- Envoyer un email de remerciement
- Partager les photos et le récap
- Collecter les retours (questionnaire)
- Faire le bilan financier
- Archiver les documents pour la prochaine fois
Simplifiez votre organisation. Essayez DraftLine gratuitement pour transformer cette checklist en tâches assignables avec suivi en temps réel.